Nog steeds de perfecte assistent/secretaresse niet gevonden? Gaat er teveel mis en heb je nog steeds de neiging om teveel zelf te willen doen? Ik schreef eerder al een blog over efficiënter werken door onder anderen te delegeren. Nu deel ik tips om te zorgen voor een goede samenwerking met je assistent/secretaresse.

Ik was zelf (Personal) Assistent van een directeur

Dit is een ontzettend leerzame periode voor mij geweest. Ik weet precies wat er nodig is voor een optimale samenwerking. Wat veel directeuren zich niet beseffen is dat zij hun assistent echt als business partner moeten zien. Alleen dan kan een secretaresse /assistent haar skills en talenten volledig voor je inzetten. Zij moet continue weten wat er zakelijk en privé speelt. Wanneer een directeur veel moppert of klaagt over zijn assistent dan zou deze toch ook te raden moeten gaan bij zichzelf. Je kan wel verwachten dat je secretaresse /assistent zich volledig aanpast, echter is het ook tweerichtingsverkeer. Een samenwerking opbouwen kost tijd en investering. Ik heb daarom de volgende tips voor een optimale samenwerking.

1. Durf werk over te dragen aan je assistent. Blijf je bewust van je kostbare tijd en je eigen uurtarief ;). Benut je secretaresse /assistent dus goed!
2. Zie je assistent als echte business partner. Vertrouw hem of haar en durf belangrijke taken te delegeren.
3. De communicatie is ontzettend belangrijk. Je assistent moet weten wat er speelt en wat er gaande is. Alleen dan kan zij jou het beste ondersteunen en met jou meedenken.
4. Je assistent moet exact weten hoe jij iets wilt hebben en hoe het resultaat eruit zou moeten zien. Wanneer zij dit niet weet is de kans groot dat haar output niet voldoet aan jou eisen. Directeuren hebben vaak al in hun hoofd zitten hoe ze iets willen hebben. Deel dit zodat je assistent efficiënt aan het werk kan gaan. Deel de achtergrond, leg uit waar het voor is etc.
5. Geef je assistent toegang tot je mailbox en agenda. Laat je assistent dit vooral beheren. Dit zal jou enorm veel tijd schelen. Het is wellicht even eng en lastig, maar ga ervoor met je assistent. Half half heeft echt geen zin. Door inzage in je mailbox is je assistent ook meteen op de hoogte van alle lopende zaken.
6. Een assistent heeft vaak hele moeilijke taken, omdat je taken hebt die je voor een ander uitvoert. Vooral directeuren hebben de lat vaak hoog liggen en leggen die lat zonder dat zij het door hebben ook zo hoog voor hun secretaresse /assistent. Dit is soms onhaalbaar hoog! Wees je hiervan bewust.
7. Evalueer de samenwerking. Iedereen heeft behoefte aan feedback. Directeuren zijn vaak het type zolang ik niks zeg gaat het goed. Je assistent vind het echter ook leuk om een compliment te krijgen of te praten over de taken en verantwoordelijkheden. Zij wil ook met jou soms even sparren over wat goed gaat en wat beter kan. Dit zal de samenwerking enorm ten goede komen. Maak tijd voor je assistent!
8. Zorg dat je assistent zich privé weer kan opladen ;). Directeuren zijn vaak 24/7 met hun werk en business bezig. Zij verwachten dit vaak ook van hun personeel en dus ook van hun assistent. Uit zoveel onderzoeken is gebleken dat niemand productiever wordt van enorme lange dagen die alleen maar in het teken staan van werk. Ontspanning is ontzettend belangrijk voor jezelf maar ook zeker voor je assistent. Spreek daarom duidelijk af wanneer je assistent werkt en bereikbaar is. Val haar privé alleen lastig voor zaken die echt niet kunnen wachten tot de volgende werkdag.

Maakt je assistent / secretaresse teveel fouten?

Maakt je assistent veel fouten ga dan bij jezelf na of je voldoende tijd hebt gestopt in de samenwerking. Vraag je af of je duidelijke instructies hebt meegegeven? Is de achtergrond duidelijk? Weet ze welk resultaat je wanneer verwacht? Stop je zelf voldoende tijd in de samenwerking?

Heb jij nog aanvullende tips voor het optimaliseren van een samenwerking? Laat het me weten in een reactie en hit the stars (tot er your rating staat) als je dit een leuk artikel vond?!