Een overvolle mailbox is zo vervelend. Helemaal wanneer je terug komt van vakantie. Je wil je vakantie zenheid nog even lekker vasthouden, maar hoe doe je dit wanneer je mailbox meer dan 300 nieuwe mail aan geeft. Je krijgt stress en wil deze mail zo snel mogelijk weg werken. Hoe kan je dit zo efficiënt mogelijk aanpakken?

Begin met het aanmaken van mapjes in je mailbox

Ik wil zaken zo snel mogelijk overzichtelijk krijgen en ordenen. Dit doe ik door te beginnen met het maken van 5 mapjes. (Ik heb deze mapjes inmiddels standaard in mijn mail, omdat ik altijd een lege inbox wil hebben.) Ik geef ze ook expres een nummer zodat ze bovenaan komen te staan direct onder mijn inbox.

0. Urgent (hier moet ik per direct iets mee)
1. To do (hier moet ik iets mee maar het heeft geen uber haast)
2. Wacht op reactie (als je er niks mee kan omdat je wacht op iemands reactie)
3. Ter info (wat je alleen hoeft te lezen)
4. Nieuwsbrieven (die je normaal gesproken altijd leest)

Start bij de oudste nieuwe mail

Begin gewoon onderaan en werk alle mail door. Screen de mail en stop deze in het juiste mapje. Ga dus niet alles inhoudelijk lezen. Vaak zie je aan een onderwerp al of het ter info is (en de CC). Wanneer een van de eerste zinnen een vraag aan jou is dan weet je dat je er iets mee moet en dat deze naar to do of urgent moet. De mails die urgent zijn hebben vaak ook het uitroepteken van hoge prioriteit. Laat je niet verleiden om al snel dingen te gaan uitzoeken, verwerken, reageren etc. Eerst ordenen in die mailbox!

Neem een kop koffie en maak een rondje

Je hebt alles gesorteerd, hier ben je vaak onbewust toch wat langer mee bezig dan je denkt. Haal nu eerst even een lekkere kop koffie of thee. Dit om die vakantie zenheid vast te houden 😉 Je weet nu wat er allemaal in je mailbox zit, dus no stress. Maak even een praatje met je collega’s over je fantastische vakantie.

Verwerk de urgentie map

Start nu met het verwerken van je urgentie map. Hierin staat mail die eigenlijk vandaag perse af moet. Als dit niet het geval is had je hem eigenlijk in to do moeten zetten 😀

Plan momenten in voor je mailbox

Ga nu momenten inplannen wanneer jij aan je mailbox wilt werken. Doe dit op momenten waarop vaak jouw aandacht en energie wat lager is. Ga deze momenten aan de slag met je to do map. Alle nieuwe mail die weer binnenkort kan je gewoon weer blijven sorteren in de mapjes.

MEGA TIP

”Beheer ZELF jouw mailbox en laat je mailbox NIET jou beheren!” 

• Jij beslist wanneer je aan je mail werkt.
• Klik je mail uit wanneer je met andere zaken bezig bent.
• Prik vaste momenten waarop je aan je mail mag werken.
• Zet je mail pop ups op je telefoon uit.
• Hou dit systeem vol; het is even wennen maar zo ontzettend fijn!
• Wanneer je met gmail werkt check dan mijn mail over efficiënter met gmail mailboxbeheer werken. Super handige tips over bijvoorbeeld filters die je kunt instellen en tabbladen waar automatisch bepaalde mail in komt.